Stoelendans: macro, meso, micro.

‘Overzicht bewaren (macro), je organisatie optimaal sturing (laten) geven (meso), maar wel voeling houden met de werkvloer en medewerkers (micro)’. Voor sommigen is dit gesneden koek, maar anderen zijn hierin uitgesproken ‘koekenbakkers’. Maar hoe dan ook: een bestuurder weet haar/zijn grenzen hierin. Omdat niemand perfect is, blijft het handig om zo nu en dan even afstand te nemen van je soms welhaast ‘schizofrene’ rol als manager. De ‘Clinical Microsystems’ kampioenen van Dartmouth-Hitchcock Medical Center hebben hiervoor een mooi instrument: de 3M Matrix voor leiderschapsontwikkeling. Zelf ben ik een uitgesproken fan van het werk van Eugene Nelson, Paul Batalden en Marjorie Godfrey en kan onderstaande tabel met kritische vragen aanbevelen. Basis voor het werk van genoemde auteurs is de verbeterslagen vanuit microsystemen: de kleinst mogelijke eenheden waar zorg ‘gemaakt’ wordt, waar zorgprofessionals samenwerken met / voor de patiënt en diens omgeving. Onderstaande tabel biedt een opsomming van interessante vragen op de drie verschillende niveaus.

Opmerkingen? Meer weten? Laat weten.

WK

Macrosysteem Leider	Mesosysteem Leider	Microsysteem Leider
· Hoe draagt ons werk bij aan het welbevinden van patiënten? Welke ervaringsverhalen uit mijn ervaring illustreren dat? · Volgens welke waarden en normen werken wij iedere dag? · Hoe helpen we medewerkers te groeien, ontwikkelen en betere professionals te worden? · Hoe bevorderen we dat medewerkers individueel actief bijdragen aan de immer voortdurende cyclus van veiligheid- en kwaliteitbevordering van onze zorg? · Wat is de ‘rode lijn’ die onze hele organisatie onderling bindt? · Hoe hebben de cyclus van analyse, leren en verbeteren georganiseerd tussen macro, meso en micro niveau? · Hoe dragen we er aan bij dat medewerkers jaar in, jaar uit, hun werk blijven verbeteren en zorgresultaten? · Welke barrière en hindernissen zijn er op dit moment? · Wat zijn debelangrijkste externe factoren voor ons micro-meso-macro-systeem? · Beschik ik over de juiste data en feed back systemen om de organisatie te monitoren en om de kwaliteit van onze zorgprestaties te verbeteren? · Hoe is hier de verandercultuur ten opzichte van hoe zaken verlopen: worden ineffectieve processen en missers bijvoorbeeld gerationaliseerd of goedgepraat? Persoonlijk · Wordt ik dag in, dag uit met voldoende respect bejegend, ongeacht hiërarchie? · Krijg je beschikking over de mogelijkheid en instrumenten waardoor je in je werk kan excelleren en vervulling vindt? · Wordt het door anderen (h)erkend wanneer je je werk goed gedaan hebt? · Afgezet tegen jouw persoonlijke veranderpotentie: wat is het verschil dat je de afgelopen jaren gemaakt hebt op gebied van verbetering? · Hoe ben je daarin te werk gegaan? · Aan welke verbeteringen werk je momenteel? · Welke verbeteringen waaraan je hebt gewerkt, zijn niet geslaagd?	· Hoe verlopen richtinggevende macro-boodschappen in de organisatie? · Hoe vertaalt de ‘macro-boodschap’ van onze organisatie zich naar onze microsystemen? · Wat bevordert dit? · Wat doen onze microsystemen aan: Muda - onnodige activiteiten Mura - onregelmatige workflow Muri - stress en overwork. · Hoe worden in onze microsystemen strategie, operatie en mensen zo gekoppeld dat sprake is van een succesvolle zorg? · Welke culturele aspecten dragen in onze microsystemen bij aan het meetbaar verbeteren van (1) kwaliteit, (2) betrouwbaarheid en (3) toegevoegde waarde van ons zorgproduct? · Welke culturele verbeterpunten zijn er om deze 3 punten te optimaliseren? · Leiders in onze microsystemen: Hoe identificeren we ze? Hoe helpen we ze? · Hoe monitoren we de prestaties van onze microsystemen en hoe worden deze systemen hiervoor verantwoordelijk gehouden? · Hoe houden we onze focus op het continu verbeteren van onze zorgprestaties d.m.v. betrouwbare en efficiënte systemen die we regelmatig onderhouden een evalueren? Persoonlijk · Hoe staat het met mijn voorbeeldgedrag: Welke van mijn concrete werkresultaten (t.o.v. wat ik vertel) geeft duidelijk weer wat de wenselijke werkwijze is?	· Hoe werkt mijn microsysteem? · Wie doe twat met en voor wie? · Welke technologie gebruik ik in mijn dagelijkse werk? · Wat is het basisproces van al hetgeen wat we hier doen? Welke variaties kent dat proces? · Welke obstakels kom je tegen wanneer je je werk voor patiënten probeert te doen? · Het veranderen van je je werkwijze o.b.v. nieuwe (klinische) inzichten: hoe werkt dat hier? · Welke metingen worden hier regelmatig uitgevoerd? Hoe worden deze metingen geanalyseerd en gecommuniceerd? · Welke tradities worden in deze microsysteem in ere gehouden? Welke gewoonten en gebruiken kun je noemen die jouw systeem voornamelijk kenmerken en identificeren? · Wat voor vragen worden hier zoal gesteld? Door wie en aan wie? · Hoe ‘lopen de hazen’ hier: hoe krijg je hier beweging in zaken? Noem eens een voorbeeld dat dat goed ging? Wie deed toen wat? · Hoe worden nieuwe initiatieven, ICT en technologie hier geïntroduceerd in ons dagelijkse werk? · Hoe worden nieuwe collega’s hier ingewerkt? · Hoe worden ‘dingen’ hier in de groep opgepikt opgemerkt? · Wat dwingt in deze groep het meeste respect af? · Hoe worden leiders/managers betrokken bij veranderingen in deze groep? · Waar staat de patient hier ten opzichte van onze dagelijkse routine en van veranderingen? · Weet iedereen voldoende van elkaar wat zij/hij doet in haar/zijn werk? Hoe houdt men elkaar daarvan op de hoogte? · Bespreek je hier met elkaar de wijze waarop je werkt en mogelijkheden om dit te verbeteren/veranderen?
Bron en rechten: www.clinicalmicrosystem.org. Vertaling: W. Keijser.